Kể từ ngày 15/08/2018 nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng NEWTEL-CA sẽ tiến hành thu hồ sơ khách hàng đang sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số do NEWCA cung cấp. Đồng thời ban hành quy trình phối hợp chăm sóc khách hàng và thu hồ sơ tới các Đại lý, CTV trên toàn hệ thống kinh doanh của NEWCA.
=> Hướng dẫn cấp bù (gia hạn bổ sung) thời hạn chứng thư số NEWCA 2018
Kính gửi: Các Đại lý/Đối tác cung cấp dịch vụ chữ ký số NewTel-CA
Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng NewTel-CA(NCC) chân thành cảm ơn Quý Đại lý/Đối tác đã hợp tác triển khai kinh doanh dịch vụ chữ ký số trong thời gian qua.
Theo quy định Bộ Thông tin và Truyền thông, nhằm đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý của chứng thư số cho Quý Doanh Nghiệp (theo Nghị Định 26/2007/NĐ-CP và công văn 3399/BTTTT-CTDTQG) Nhà cung cấp thông báo quy trình phối hợp chăm sóc khách hàng và thu hồ sơ như sau:
1. Quy trình thực hiện.
Bước 1: BP.Kiểm soát tuân thủ (KSTT) NewTel-CA rà soát danh sách khách hàng đã gen chứng thư số trên 3 tháng đang còn thiếu hồ sơ và gửi thông báo đến các Đại lý/Đối tác để đại lý cập nhật thông tin và phối hợp.
Bước 2: BP.Chăm sóc khách hàng (CSKH) tiếp nhận trên tập danh sách khách hàng và thực hiện việc khảo sát độ hài lòng của khách hàng kết hợp thu hồ sơ theo kịch bản đã được phê duyệt (file đính kèm).
Bước 3: BP.CSKH tiến hành gọi điện kèm gửi mail lần 1 thông báo thu hồ sơ khách hàng trong vòng 05 ngày GM-01 (mẫu file đính kèm)
Bước 4: Sau 05 ngày, BP.CSKH sẽ gọi điện và gửi mail gia hạn thời gian nhận hồ sơ trong 03 ngày, và áp dụng thông báo tạm khóa đối với trường hợp chưa bổ sung hồ sơ đủ GM-02 (mẫu fìle đính kèm).
Bước 5: Thông báo việc tạm khóa áp dụng đối với trường hợp chưa bổ sung đủ hồ sơ GM-03 (mẫu file đính kèm)
Bước 6: BP.KSTT tiếp nhận và kiểm tra trạng thái hồ sơ, và trả kết quả cho BP.CSKH để thực hiện việc thông báo kết quả đến khách hàng.
Bước 7: BP.CSKH gửi danh sách đối với trường hợp chưa bổ sung đủ hồ sơ sang BP.Nghiệp vụ để thực hiện việc tạm khóa.
Bước 8: BP.Nghiệp vụ tiếp nhận và gửi thông báo kèm danh sách tạm khóa đến Đại lý/Đối tác để theo dõi.
Bước 9: Đại lý/ Đối tác tiếp nhận và phối hợp cung cấp thông tin liên hệ của khách hàng khi cần thiết để công tác triển khai được thuận lợi.
Bước 10: Thực hiện thông báo mở khóa đối với Đại lý/Đối tác/Khách hàng gửi hồ sơ scan qua mail cskh@newca.vn và gửi hồ sơ về nhà cung cấp trong vòng 05 ngày hoặc bổ sung hồ sơ (bản cứng) hợp lệ.
Bước 11: Thực hiện việc tạm khóa lần 2 sau 05 ngày kể từ khi hỗ trợ tạm mở khóa lần 1 đối với trường hợp chưa bổ sung hồ sơ hợp lệ về nhà cung cấp.
Bước 12: Sau 2 tuần BP.KSTT sẽ gửi email kết quả thực hiện đến Đại lý/Đối tác để cập nhật tình hình.
2. Tổ chức thực hiện
- Thời gian thực hiện: Từ ngày 15/08/2018.
- Đối tượng áp dụng: Tất cả các Đại lý/CTV phát sinh thuê bao NewCA.
- Đề nghị Đại lý/Đối tác cập nhật và phổ biến thông tin cho toàn bộ hệ thống kinh doanh của mình để triển khai thống nhất.
- Trong quá trình triển khai, mọi vướng mắc vui lòng liên hệ Phòng Nghiệp vụ để được tư vấn và hỗ trợ: Email: nghiepvu@newca.vn
Điện thoại: 19002066 - Nhánh 2.
Phụ lục 1: Mẫu email thông báo về việc thu hồ sơ khách hàng
Kính gửi: CÔNG TY
MST:
Thay mặt Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số NewTel-CA xin gửi lời chúc sức khỏe, thành công và cảm ơn Quý khách hàng đã sử dụng dịch vụ.
Theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, và Nghị Định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 nhằm đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý của chứng thư số, quý khách vui lòng bổ sung hồ sơ còn thiếu gồm:
- Giấy đăng ký sử dụng dịch vụ - DK01 (Tải link: http://newca.vn/bm/NewCA_DK-01.01.zip).
- Giấy xác nhận thông tin - DK02 (Tải theo link: http://newca.vn/bm/NewCA_DK-02.zip).
- Bản sao Giấy ĐKKD.
- Bản sao CMND của người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ bản cứng gửi về Nhà cung cấp trước ngày .../... /2018.
Địa chỉ nhân hồ sơ: NGUYỄN THANH HUYỀN - Mobile: 0934518636
Văn phòng hỗ trợ dịch vụ NewTel-CA: Tầng 4B, Tòa nhà T6-08, KĐT Nam Cường, ngõ 643A Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Mọi khó khăn, vướng mắc vui lòng phản hồi qua email: cskh@newca.vn
Lưu ý: Các vấn đề phát sinh do không hổ sung hồ sơ đúng hạn như thiết bị USB token bị tạm khóa, thực hiện kê khai bị gián đoạn Nhà cung cấp sẽ không chịu trách nhiệm.
NewTel-CA xin cảm ơn sự hợp tác từ Quý khách hàng.
Phụ lục 2: Mẫu nhắc nhở về việc thu hồ sơ khách hàng và gia hạn thời gian nhận hồ sơ
Kính gửi: CÔNG TY... - MST:...,
Ngày ... BP.CSKH NewTel-CA đã liên hệ và gửi email thông báo về việc Hoàn thiện hồ sơ sử dụng dịch vụ chữ ký số NewCA, tuy nhiên đến ngày .../.../2018 đã quá 05 ngày, Nhà cung cấp vẫn chua nhận được hồ sơ bổ sung của khách hàng về văn phòng hỗ trợ dịch vụ.
NewTel-CA thông báo thời gian gia hạn nhận hồ sơ đến ngày .../.../2018.
Địa chỉ nhân hồ sơ: NGUYỄN THANH HUYỀN - Mobile: 0934518636
Văn phòng hỗ trợ dịch vụ NewTel-CA: Tầng 4B, Tòa nhà T6-08, KĐT Nam Cường, ngõ 643A Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Lưu ý: Các vấn đề phát sinh do không bổ sung hồ sơ đúng hạn như thiết bị USB token bị tạm khóa, thực hiện kê khai bị gián đoạn Nhà cung cấp sẽ không chịu trách nhiệm.
Trường hợp quý khách đã gửi hồ sơ về Nhà cung cấp thì vui lòng phản hồi, hoặc check thông tin chuyển phát nhanh.
Mọi khó khăn, vướng mắc vui lòng phản hồi qua email: cskh@newca.vn
NewTel-CA rất mong được sự quan tâm và sự hợp tác từ Quý khách hàng.
Phụ lục 3: Mẫu email thông báo về việc tạm khóa thiết bị token
Kính gửi: CÔNG TY... - MST:
Qua email trao đổi ngày .......Bộ phận chăm sóc khách hàng NewTel-CA đã thông báo tới khách hàng về việc gia hạn thời gian nhận hồ sơ.
Vì vậy NewTel-CA xin thông báo việc tạm khóa thiết bị token.
Thời gian tạm khóa kể từ ngày:....
Lưu ý: Trường hợp quý khách hàng đã gửi hồ sơ về Nhà cung cấp thì vui lòng phản hồi, hoặc kiểm tra lại thông tin chuyển phát nhanh.
Mọi khó khăn, vướng mắc vui lòng phản hồi qua email: cskh@newca.vn
NewTel-CA rất mong được sự quan tâm và sự hợp tác từ Quý khách hàng
